L'Union Européenne (UE) au Cameroun est à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif (ve). Les avantages de ce poste sont particulièrement intéressants.

Voici les détails de l'offre d'emploi:

La Délégation de l’Union européenne au Cameroun recherche:

Administrative Assistant

Nous sommes

L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique unique entre 27 pays européens qui joue un rôle important au niveau international dans les domaines de la diplomatie, du commerce et de l’aide au développement, ainsi que par sa coopération avec les organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, connues aussi sous le nom de Délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade.


Nous proposons un poste d'Assistant Administratif dans la section Administration.

Dans le cadre de cet emploi, la personne recrutée se verra attribuer des fonctions qui dépendront des besoins de la Délégation. Le candidat retenu occupera un emploi spécifique en tant qu'Assistant Administratif; la fonction pouvant être modifiée selon les besoins de la Délégation.

Dans le cadre de cette fonction, le candidat retenu servira de personnel technique et d’appui à la section Administration, dont les tâches et responsabilités principales seront:

SUPPORT ET GESTION DES RESSOURCES HUMAINES/RECRUTEMENT/MEDICAL

* Assister dans le processus de recrutement des agents locaux de la Délégation via HRHUB: définir la position, spécifier les critères et qualifications, gérer les publications de vacances, organiser les sessions d'interviews, communiquer avec les candidats. Mettre à jour dans EDELHRM.

* Assister dans le processus de recrutement du personnel intérimaire et du personnel stagiaire définir la position, spécifier les critères et qualifications, gérer les publications de vacances, organiser les sessions d'interviews, communiquer avec les candidats. Mettre à jour dans EDELHRM.

* Préparer les contrats d'emploi, vérifier tous les supporting documents afférents au recrutement, fournir les informations de base du package des conditions d'emploi.

* Vérifier et mettre à jour toutes les applications relatives aux ressources humaines et aux dossiers du personnels (safe HOA) en tenant compte de la confidentialité.

* Organiser la visite médicale tous les deux ans de tout le personnel local et tous les ans des chauffeurs dans l'hôpital de référence; informer les collègues, faire le suivi avec l'hôpital, vérifier les factures, tout en tenant compte de la confidentialité des dossiers.

* Gérer et mettre à jour la liste de contact de toute la Délégation; à distribuer a tout le staff, à chaque mise à jour.

* HR Portal / Medical Claims: vérifier et calculer les demandes de remboursements médicaux, s'assurer que le dossier personnel des agents locaux dans HR Portal sont mis à jour chaque début d'année tout en respectant la confidentialité des données.

* Coordonner les visites de recrutement du staff local nouvellement recrutes via l'hôpital de référence en toute confidentialité.

TIME MANAGEMENT

* Gérer les absences de tout le personnel local via ETIM (conge, maladie, etc.) et le calcul des droits dans ETIM en fin de chaque année.

* Gérer le annual leave planning pour toute la Délégation via le tableau excel disponible sur le drive commun.

MISSIONS/SALAIRES

* PAYROL: calcul des heures supplémentaires, augmentation d'échelon, générer les fiches de salaire via EDELHRM.

* MIPS: Calculer les frais de mission, les avances de missions et le remboursement des frais de missions de tout le staff. Valider les OM et DF dans MIPS.

* Etablir un plan annuel des missions pour toute la Délégation et en faire le suivi avec MIPS

* Initiation opérationnelle des paiements des avances missions et des DF

LOGISTIQUE / LOGEMENT TEMPORAIRE

* Gérer les logements temporaires pour les expatries (en rotation/mobilité), faire le suivi avec la compta de la demande de renforcement budgétaire, initiation opérationnelle du remboursement des logements temporaires des expatries.

DRIVERS

* Gerer HRHUB - Drivers: coordonner et assigner chauffeurs et véhicules dans l'application.

* Etablir et mettre à jour la liste des véhicules de la Délégation pour la consommation d'essence de chaque véhicule.

* Faire le suivi des TOMCARDS de tous les véhicules de service avec TOTAL et leur application

ROTATION/MOBILITE

* Préparer le welcome pack pour tous les nouveaux expatries (+radio+badge, etc.)

* Mettre à jour annuellement le Post Report de la Délégation (informer par email tous les expats avec un délai pour mettre à jour le document, envoyer a HQ pour publication sur le site internet EEAS quand finalise).

ARES/FILING PLAN

* Mettre à jour et monitorer le Filing Plan de la section ADMIN dans ARES (taches DMO); s'assurer que tous les documents de la section ADMIN sont archives et les dossiers clôtures quand nécessaire et ouvrir de nouveaux filing plan dans ARES.

* Toute autres taches demandées par le chef de section.

SUPPLEANCES

* Soutien administratif AL2 Admin Assistant Infrastructure/Logistique et vice versa.

* Remplacement du Chef d'Administration pendant son absence.

* L'agent travaillera sous la supervision et la responsabilité du Chef d'Administration.



Conditions d'emploi:

* Un poste d’agent local (AL), Groupe 2 (Salaire de base de départ (brut) : 1.273.623 XAF

* Nous offrons une position concurrentielle dans un environnement de travail international, basée à Yaoundé.

* 37,5 heures de travail par semaine.

* Autres avantages tels qu’un régime de pension complémentaire et une assurance médicale pour les employés et leur famille sont offerts sous certaines conditions.

Critères de sélection

Exigences minimales:

être médicalement apte à exercer les fonctions requises
jouir des droits civiques et posséder un permis de travail conformément à la législation locale
Études et formation: niveau d’enseignement universitaire suivant :

Bac+4 (en gestion des administrations ou entreprises ou filières liées)
Expérience professionnelle :

Minimum de 5 ans d'expérience dans un poste d’Admin Assistante dans une ambassade
ou organisation internationale.

Avoir des connaissances approfondies en administration, ressources humaines,
droit du travail local, comptabilité, budget et droit.

Avoir des connaissances du droit du travail des agents locaux de l’Union européenne.
Avoir des connaissances dans des applications administratives telles que ARES, MIPS,
PAYROLL, etc.


Langues :

Selon critères: http://europass.cedefop.europa.eu/sites/default/files/cefr-en.pdf:

Parfaite maîtrise orale et écrite du français (niveau C1 minimum) et,

Bonne maîtrise de l’anglais (minimum: niveau B2 à l'oral et B1 à l'écrit)


Connaissances des outils informatiques :

Niveau élevé de connaissances en informatique (Microsoft Office et Internet, ARES, MIPS,

PAYROLL, etc)

Les points suivants seront considérés comme atout:

Bac+4 (en gestion des administrations ou entreprises ou filières liées)

Minimum de 5 ans d'expérience en tant que Admin Assistante/Ressources humaines dans

une ambassade ou une organisation internationale,

Capacité à travailler dans un environnement multiculturel, en démontrant des compétences de

communication interpersonnelle, cordiales et professionnelles et de confidentialité,

Très bonne communication (écrite ou orale) avec des contacts internes ou externes,

Haut degré de confidentialité, de rigueur et de responsabilité lors du traitement des informations

liées à l'UE,

Habilité à définir des priorités, entreprendre des tâches, sous la pression, avec le minimum d’erreur,

tout en répondant rapidement aux sollicitations,

Sens de l'autonomie, de l'organisation et de l'initiative,

Disponible pour travailler en dehors des heures de travail en cas d'urgence.

Bonnes notions et expérience en comptabilité budgétaire.

Comment soumettre votre candidature

Veuillez adresser votre candidature et les pièces justificatives uniquement à l’adresse email suivante: eeasjobs-135@eeas.europa.eu

L'objet du courriel/mail doit impérativement indiquer : "Candidature Admin Assistante - Section Administration"

La candidature doit obligatoirement contenir les cinq (5) éléments suivants:

Une lettre de motivation;

Un CV selon le format EUROPASS (https://europass.cedefop.europa.eu );

La copie des diplômes universitaires;

La copie des attestations d'emplois relatives à l'expérience professionnelle;

Deux références au minimum (structures, noms, prénoms, fonctions, numéro de téléphone et adresse e-mail) auxquelles la Délégation de l'Union européenne pourra s'adresser dans le cadre de l'examen des candidatures.

La procédure

Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, celles-ci seront examinées par un comité de sélection mis en place à cet effet.

Le comité de sélection établira une liste restreinte de candidats jugés les plus aptes à occuper le poste, sur la base d’une appréciation préliminaire des renseignements fournis dans les lettres de candidatures et les pièces justificatives (« Critères de sélection/Qualification/5 éléments de la candidature» ci-dessus).

Les candidats présélectionnés (un maximum de 10 candidats ayant eu le plus haut score aux critères de présélection) seront invités à participer à une épreuve écrite.

A l'issue de cette étape, les meilleurs candidats (un maximum de 5 candidats ayant obtenu les meilleurs résultats à l'épreuve écrite), seront invités à participer à un entretien.

A ce stade, le comité de sélection évaluera l’aptitude des candidats à occuper le poste.

La Délégation ne fournira pas d’informations supplémentaires et ne discutera pas de la procédure de sélection par téléphone. Toute question concernant cette procédure doit être adressée par écrit à

eeasjobs-135@eeas.europa.eu

Les candidats n’ayant pas été retenus sur la liste restreinte ne seront pas contactés individuellement; toutefois, la Délégation utilisera les mêmes moyens de publication que pour le présent avis de vacance pour informer les autres candidats que la procédure de recrutement a été menée à son terme et qu'un candidat a été (ou n'a pas été) recruté.

Date limite pour le dépôt des candidatures: 24 juin 2025.